Non en principe, oui dans certains cas. Un locataire doit payer la régularisation des charges quand le bailleur la justifie. Il peut en revanche ne pas payer la régularisation des charges dans deux situations prévues par la loi du 6 juillet 1989 : la somme réclamée est prescrite, le délai étant de trois ans depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, ou le bailleur n’a pas respecté les règles de l’article 23 sur le décompte et les justificatifs. Dans tous les cas, refuser se prépare par écrit et ne dispense jamais de payer le loyer.
Pourquoi faut-il en principe payer la régularisation des charges ?
Les provisions versées chaque mois sont une simple estimation. En fin d’exercice, le bailleur les compare aux dépenses réelles, puis réclame le solde ou rembourse le trop-perçu (article 23 de la loi du 6 juillet 1989, décret n° 87-713 du 26 août 1987). Tant que la somme demandée correspond à des charges récupérables, justifiées et non prescrites, elle est due.
Dans quels cas peut-on refuser de payer la régularisation des charges ?
La prescription de 3 ans sur les charges locatives permet-elle de refuser ?
Oui. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, issu de la loi ALUR, enferme dans trois ans toute action dérivant du bail, y compris la demande de charges du bailleur. Le délai était de cinq ans avant la réforme. Le bailleur qui laisse passer ce délai perd le droit de réclamer les charges concernées, et le locataire peut lui opposer la prescription. Le locataire dispose aussi de trois ans pour réclamer un trop-perçu, à compter de la régularisation et non du versement de chaque provision (Cour de cassation, 3e chambre civile, 9 novembre 2017, n° 16-22.445).
Le défaut de justificatifs de la régularisation permet-il de ne pas payer ?
Oui, tant que le bailleur ne justifie pas sa demande. L’article 23 impose d’envoyer le décompte par nature de charges au moins un mois avant la régularisation, avec le mode de répartition, puis de tenir les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, relevés de consommation) à la disposition du locataire pendant six mois à compter de cet envoi. Cette durée était d’un mois avant la loi ALUR, et la Cour de cassation sanctionnait déjà le bailleur incapable de prouver cette mise à disposition (3e chambre civile, 2 mai 2012, n° 11-17.728). Elle a aussi cassé un arrêt faute de constat que les pièces avaient été tenues à la disposition de la locataire, y compris devant la cour d’appel (21 décembre 2017, n° 16-25.686). Nuance : le bailleur peut réparer son défaut en produisant les pièces, même devant le juge. Le défaut de justificatifs suspend donc la créance, il ne l’efface pas toujours.
Peut-on contester le montant de la régularisation des charges locatives ?
Oui, même quand le bailleur a respecté les délais. Trois motifs reviennent le plus souvent :
- Des charges non récupérables : taxe foncière, honoraires de syndic, assurance de l’immeuble, gros travaux. Seule la liste limitative du décret de 1987 compte.
- Une erreur de calcul : provisions mal déduites, consommation mal relevée, dépense comptée deux fois.
- Une clé de répartition contestable : tantièmes, surfaces ou compteurs appliqués autrement que le bail ou le règlement de copropriété ne le prévoit.
Comment contester la régularisation des charges locatives, étape par étape ?
La démarche suit cet ordre, et chaque étape s’écrit :
- Demander les justificatifs par lettre recommandée avec accusé de réception, en visant l’article 23 et les postes contestés, dans les six mois de l’envoi du décompte.
- Consulter les pièces chez le bailleur ou son mandataire, les photographier, les comparer au décompte.
- Relancer par mise en demeure si le bailleur ne répond pas : un mois est un délai raisonnable.
- Saisir la commission départementale de conciliation du lieu du logement, gratuitement, par recommandé ou en ligne.
- Saisir le tribunal judiciaire, où siège le juge des contentieux de la protection. Pour moins de 5 000 euros, une tentative de règlement amiable est en principe exigée d’abord (article 750-1 du code de procédure civile).
Doit-on payer d’abord puis contester, ou retenir la régularisation ?
Payer d’abord, sous réserve, est la voie prudente. Garder la somme contestée n’est pas conseillé : le bailleur peut délivrer un commandement de payer, et si le bail contient une clause résolutoire, l’impayé peut conduire à une demande de résiliation. Le plus sûr : continuer de payer le loyer et les provisions, verser la part non discutée, puis écrire en recommandé que le complément est payé sous réserve de contestation. Le trop-perçu se réclame ensuite devant le juge, dans les trois ans.
Le bailleur peut-il retenir le dépôt de garantie à cause de la régularisation ?
Oui, mais dans des limites fixées par l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989. En copropriété, le bailleur peut conserver une provision de 20 % au maximum du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Le reste doit être rendu dans le délai normal : un mois après la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois sinon. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois suivant l’approbation des comptes.
Questions fréquentes sur le refus de la régularisation des charges
Que risque un locataire qui ne paie pas la régularisation des charges ?
Le bailleur peut délivrer un commandement de payer, puis saisir le juge. Celui-ci peut constater la résiliation du bail si une clause résolutoire le prévoit, ou accorder des délais de paiement.
Quel est le délai de régularisation des charges locatives ?
La loi n’impose pas de date butoir, mais la régularisation se fait au moins une fois par an. Si elle n’intervient pas avant la fin de l’année civile suivant celle de l’exigibilité, le locataire peut demander à payer par douzièmes (article 23). Le vrai plafond reste la prescription de trois ans.
Le bailleur peut-il réclamer plusieurs années de charges d’un seul coup ?
Oui, dans la limite de trois ans (article 7-1). Au-delà, les sommes sont prescrites. Devant le juge, le locataire peut contester un rappel tardif, brutal ou déloyal.
La commission départementale de conciliation est-elle obligatoire ?
Non. Sa saisine est facultative et gratuite. Elle ne peut rien imposer, mais elle débloque souvent un dossier sans procès.
Peut-on demander les justificatifs après les six mois ?
La mise à disposition court six mois à compter de l’envoi du décompte. Passé ce délai, la demande est plus difficile, mais le bailleur doit toujours prouver l’existence et le montant des charges devant le juge.
Sources citées : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 7-1, 22 et 23 ; loi ALUR n° 2014-366 du 24 mars 2014 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987 ; Cour de cassation, 3e chambre civile, arrêts des 2 mai 2012, 9 novembre 2017 et 21 décembre 2017 ; article 750-1 du code de procédure civile ; ANIL (anil.org) ; fiches des préfectures sur la commission départementale de conciliation.
